Кадровый аудит

Аудит кадрового учета помогает навести порядок в документах и проверить, правильно ли вы ведете учет в соответствии с действующим законодательством. Это особенно полезно, если обновляете кадровый отдел или грядет проверка ГИТ.

Сомнения в необходимости пропадают, как только руководитель видит, какие штрафы нам приготовили за любой недостающий документ. Некоторым компаниям приходится платить сотни тысяч из-за халатности сотрудников и отсутствия должной документации.

Например, стоит задержать зарплату на один день, и стоимость штрафа составит 50 тысяч рублей! При этом органам не важно, что зарплата была выдана в полном объеме.

Думаете все? Нет. Список причин, по которым трудовая проверка может прийти внепланово, был расширен. И теперь у недовольного работника прав еще больше.

Цели кадрового аудита

Внутренний аудит кадровых документов проводят, когда меняется руководитель отдела персонала, при изменениях в законодательстве или для решения внутренних задач. Допустим, вы хотите повысить эффективность работы сотрудников и решили внедрить новую систему оплаты труда или премирования.

Наши клиенты проводят аудит кадров чаще всего в связи с грядущей проверкой.

Этапы кадрового аудита

  • Организация. Выделите специалиста или рабочую группу, которая будет работать с документами
  • Проверка на соответствие законам. Изучите все изменения в ТК РФ и проверьте, соответствуют ли ваши акты, приказы и внутренняя кадровая политика установленным нормам
  • Проверка полноты учета. Соберите документы по каждому сотруднику и узнайте, все ли приказы оформлены и подписаны, сформированы ли личные дела
  • Юридическая проверка. Внимательно прочитайте трудовые договора и должностные инструкции, табели и графики отпусков на соответствие законам
  • Оценка системы хранения. Посмотрите, верно ли вы оформляете архив, правильно ли храните трудовые книжки и данные сотрудников
  • Приготовьтесь к тому, что это займет несколько дней, в течение которых ваша рабочая группа должна быть освобождена от основной деятельности. Записывайте все недочеты и отсутствующие документы в отдельный бланк. На основании его создайте список ошибок, которые нужно устранить и определите сроки.

    Документы для кадрового аудит персонала в организации

    Перед началом проверки лучше собрать все бумаги в одном месте. Обычно они хранятся в отделе кадров, так что проблем быть не должно. Начните с внутренних положений компании о персонале и журнала учета движения трудовых книжек, затем переходите к штатному расписанию, по которому просматривайте отдельные дела каждого сотрудника:

  • Личная карточка Т-9
  • Приказы о приеме, переводе, отпуске
  • Трудовые договоры, дополнительные соглашения
  • Должностные инструкции и договора о материальной ответственности
  • Служебные и объяснительные записки, акты
  • Обязательно проверьте табели учета и графики отпусков, листы ознакомления с нормативными актами и документы о командировках. Данный список не полный, так как может быть шире в некоторых видах деятельности, где требуется миграционный учет или охрана труда (как пример).

    Аутсорс кадрового аудита

    Не всегда есть возможность и время для проведения кадрового аудита персонала своими силами. Привлечение эксперта, вооруженного «до зубов» знаниями о нововведениях и правильном ведении кадрового учета, значительно сэкономит ресурсы.

    Как проводим кадровый аудит мы

    Делим его на два этапа. Сначала мы проводим экспресс аудит, где смотрим: кадровую документацию, личные дела, трудовые книжки, трудовые договора, текущую документацию по кадрам и кадровый учет в системе (1С: ЗУП)

    Опыт показывает, что если нарушения выявляются на данном этапе, то компании требуется более серьезный и глубокий анализ.

    В случае если нарушений нет, то проводить полный анализ документов не имеет смысла. База велась корректно.

    Второй этап – более сложный и кропотливый. Он включает в себя полный анализ всех документов, которые у вас есть и касаются кадрового делопроизводства.

    Почему это важно?

    1. Могут быть системные ошибки в работе кадровой службы – приводит к регулярным ошибкам
    2. Приведение базы в полный порядок позволяет снизить к нулю какие-либо риски при проверке
    3. Обязательно даем рекомендации по архивации и хранению данных
    4. Проводим инструктаж для сотрудников кадровой службы
    5. Вы видите все возможные риски при гос проверке

    Далее у вас есть время на устранение всех недочетов, в течение которого мы готовы консультировать сотрудников. Это позволяет привести базу в идеальный с точки зрения Законодательства РФ вид.

    Подробнее

    11 Февраля 2018
    вернуться назад