Как проверить бухгалтера

Существует два вида руководителей: те, кто даже не вникают в дела бухгалтерии («у меня есть специалист, к нему и обращайтесь») и те, кто следят за каждым действием своего финансиста. Конечно, это две крайности. Поэтому мы решили рассказать, как правильно наладить работу с бухгалтером компании.

Для чего проводить проверку бухгалтера

Главный бухгалтер компании работает сам по себе и выполняет лишь ваши поручения. Поэтому на практике выходит так, что проверять его особо некому, кроме налоговой и фондов. В критической ситуации бухгалтер может просто уволиться, а вам останется разгребать проблемы в одиночку.

Перед проверкой решите, с какой целью вы проводите проверку главного бухгалтера и что будете делать, если вскроется что-то серьезное...

Вот несколько примеров ваших целей:

Профилактика. Предупредить ошибки в учете и наладить систему

Прозрачность. Разобраться в системе учета и уверенно управлять финансами

Экономия. Научиться быстро получать информацию о компании и эффективно распределять ресурсы

Помните, что любой контроль должен быть регулярным: раз в год, месяц, квартал… Плюс четкая схема взаимодействия с бухгалтером делает его работу лучше, ведь теперь он знает, что его работа контролируется.

С чего начать проверку бухгалтера

Как ни странно, с организации документооборота. Чаще всего именно хранение документов и их движение является проблемой бухгалтеров с недостаточной квалификацией: нет оригиналов документов, в папках все хранится без системы… Не удивительно, что вы часто слышите «акты затеряли», «некогда раскладывать бумаги» и т.д. Бухгалтеру и правда бывает некогда, но при правильной организации учета все получается само собой.

Какие отчеты запрашивать и что проверять

1. Папку с бухгалтерской и налоговой отчетностью. Узнаете есть ли она вообще и как там разложены отчеты: в хронологическом порядке и все на месте – это уже хороший знак.
2. Баланс и отчет о прибылях и убытках. Не просто подписывайте их, а внимательно изучайте их соответствие реальности. Посмотрите на известные вам статьи баланса и сравните их с другими источниками (например, выручка за период с данными по отгрузке). Если есть расхождения с реальностью, то либо часть вашего бизнеса «в тени» либо ошибка в ведении учета.
3. Отчеты по расчетам с контрагентами. Увидите кому вы должны, и кто должен вам: Если много «красных» цифр (особенно в расчете с основным поставщиком), то уточняйте почему нет проплат или почему не отражены проводки.
4. Отчет по остаткам на складе. Реальная инвентаризация и данные от бухгалтера не должны расходиться. Или вы неправильно ведете учет товаров (невовремя приходуется товар, не все отгрузки оформлены правильно) или бухгалтер не списывает товары. Любые расхождения должен пояснить ваш бухгалтер.
5. Отчет по основным средствам. Перечень того, чем ваша компания реально обладает (мебель, компьютеры, оборудование). Расхождение с реальностью означает, что что-то не учтено, либо украдено, либо есть «черные» основные средства (которые вы не учитываете сознательно).
6. Папка с актами или накладными. Смотрим любой месяц прошлого (а лучше позапрошлого) года. Если папки нет – плохо, если есть – смотрим все или документы там оригиналы, все ли документы в наличии.

Что делать, если в ходе проверки нашли ошибки

Для начала записывайте, чего конкретно не хватает и какие недостатки вы нашли. Это поможет составить перечень для устранения со сроками и ответственными лицами.

Утвердите схему движения документов, если у вас ее нет. Например, регистрируйте все поступающие и исходящие бухгалтерские документы. Установите сроки формирования бухгалтерских папок за прошлые периоды, сроки сдачи отчетов и документов от других отделов.

Определите «узкие» места учета. Если это какой-то бухгалтер из отдела не справляется с задачами, возможно пора повысить его квалификацию. Если бухгалтер у вас один, то закажите аудит у сторонней компании, которая подскажет как правильно организовать учет.

Итоги проверки бухгалтера

Смена специалиста, если он отказывается улучшать системы или не может вам пояснить откуда взялись такие расхождения в документах

Приведение в порядок внутренних процессов компании: документооборота, хранения документов и учета данных

Заказ проверки у компетентных компаний, которые оценят качество ведения учета или проведут полноценный аудит со списком недостатков

В таких случая мы обычно проводим «Экспресс аудит». За несколько дней вы узнаете все о своей системе учета, а эксперт понятным и доступным языком пояснит вам, как улучшить ситуацию в компании. Мы так же с удовольствием проконсультируем Вас по поводу устранения найденных ошибок, реорганизации бизнес-процессов, или предложим полноценное бухгалтерское обслуживание.

И еще

На практике мы часто слышим такие фразы «не буду трогать главбуха, он нормально работает», «отчеты сдаем и ладно», «вдруг он решит уйти, а нового не найду» или «ну еще, разозлится и удалит всю базу». Не стоит бояться своего сотрудника, вы имеете право знать, что происходит в вашей компании. К тому же по закону именно директор несет ответственность за организацию и ведение учета, а все ошибки бухгалтера отразятся на компании. Вы готовы пойти на такие риски?

Проводите проверку каждый квартал. Ежегодно сверяйтесь по расчетам с контрагентами и постоянно совершенствуйте учет в компании, чтобы ваш бухгалтер был надежным помощником, а не закапывался в бумажной работе.